Bạn đã bao giờ cảm thấy mệt mỏi với quy trình ký kết giấy tờ truyền thống chưa? In tài liệu, ký tay, scan lại, gửi email, rồi chờ đợi người khác làm điều tương tự... Quy trình này không chỉ tốn thời gian, chi phí mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro thất lạc. Trong kỷ nguyên số, một giải pháp đã ra đời để giải quyết triệt để vấn đề này, và cái tên dẫn đầu không ai khác chính là DocuSign. Nếu bạn là người mới và đang tự hỏi "DocuSign là gì?", bài viết này sẽ là cẩm nang toàn tập dành cho bạn.

DocuSign Là Gì? Hiểu Đơn Giản Trong 1 Phút

Hãy hình dung một cách đơn giản: DocuSign đối với hợp đồng giấy cũng giống như Email đối với thư tay.

Thay vì gửi thư qua bưu điện, bạn dùng Email. Tương tự, thay vì ký hợp đồng bằng bút mực trên giấy, bạn dùng DocuSign để tạo chữ ký điện tử (eSignature) và hoàn tất mọi thỏa thuận trên môi trường số.

Về bản chất, DocuSign là một nền tảng trực tuyến cho phép bạn gửi, ký, và quản lý các tài liệu, hợp đồng một cách an toàn và nhanh chóng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet (máy tính, điện thoại, máy tính bảng).

Chữ Ký Điện Tử DocuSign Có Hợp Pháp Không?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất của người mới bắt đầu. Câu trả lời là: hoàn toàn hợp pháp. Chữ ký điện tử của DocuSign được công nhận và có giá trị pháp lý tại hơn 180 quốc gia, bao gồm cả Việt Nam (tuân thủ theo Luật Giao dịch Điện tử). Mỗi tài liệu sau khi ký đều đi kèm một "Chứng thư hoàn thành" ghi lại toàn bộ dấu vết điện tử (ai ký, khi nào, ở đâu), tạo ra bằng chứng pháp lý vững chắc hơn cả chữ ký tay truyền thống.

4 Lợi Ích Chính Mà DocuSign Mang Lại

1. Tăng Tốc Độ Vượt Trội: Rút ngắn thời gian ký kết từ vài ngày hoặc vài tuần xuống chỉ còn vài giờ, thậm chí vài phút. Điều này giúp các thỏa thuận kinh doanh, hợp đồng lao động, hay hồ sơ pháp lý được hoàn tất nhanh hơn bao giờ hết. 2.Tiết Kiệm Chi Phí: Loại bỏ hoàn toàn chi phí liên quan đến giấy, mực in, máy scan, phí chuyển phát nhanh và không gian lưu trữ hồ sơ vật lý.
2. An Toàn và Bảo Mật Hơn: Tài liệu được mã hóa và lưu trữ an toàn trên đám mây, giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng hoặc truy cập trái phép so với việc lưu trữ bằng giấy. 4.Tiện Lợi Tối Đa: Bạn và đối tác có thể ký tài liệu ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, chỉ với một thiết bị có kết nối mạng. Không còn rào cản về khoảng cách địa lý hay thời gian.

   DocuSign Hoạt Động Như Thế Nào? 3 Bước Cơ Bản

   Quy trình cốt lõi của DocuSign vô cùng đơn giản và thân thiện với người dùng:

• Bước 1: Tải Lên & Chuẩn Bị (Upload & Prepare): Bạn tải lên tài liệu của mình (file Word, PDF...). Sau đó, kéo và thả các "thẻ" (tags) để chỉ định vị trí người khác cần ký, điền tên, hoặc ghi ngày tháng.
• Bước 2: Gửi Đi (Send): Bạn nhập địa chỉ email của những người cần ký và nhấn "Gửi". DocuSign sẽ tự động gửi email thông báo đến cho họ.
• Bước 3: Ký & Quản Lý (Sign & Manage): Người nhận mở email, xem lại tài liệu và làm theo hướng dẫn để tạo chữ ký điện tử của mình. Sau khi tất cả các bên đã ký, một bản sao hoàn chỉnh sẽ được gửi cho mọi người và tự động lưu trữ an toàn trên tài khoản DocuSign của bạn.

DocuSign Không Chỉ Dừng Lại ở Chữ Ký

Mặc dù nổi tiếng nhất với chữ ký điện tử, DocuSign còn là một nền tảng mạnh mẽ có thể quản lý toàn bộ vòng đời của một thỏa thuận, từ khâu tạo hợp đồng, tự động hóa quy trình phê duyệt, đến việc phân tích dữ liệu sau khi ký. Đây là một giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp lớn số hóa hoàn toàn quy trình hợp đồng của mình.

Kết Luận

DocuSign không chỉ là một ứng dụng, nó là một sự thay đổi trong cách chúng ta làm việc. Nó giúp các giao dịch diễn ra nhanh hơn, quy trình trở nên hiệu quả hơn và doanh nghiệp hoạt động linh hoạt hơn. Đối với bất kỳ ai đang tìm cách hiện đại hóa công việc và thoát khỏi sự rườm rà của giấy tờ, DocuSign chính là câu trả lời.

👉 Bạn muốn trải nghiệm sự tiện lợi của việc ký kết hợp đồng trong kỷ nguyên số? 👉Hãy liên hệ với các chuyên gia của Unik để được tư vấn về giải pháp DocuSign phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn! 👇👇